Cómo cobrar un retainer y conciliar las horas a favor
Un retainer es un monto mensual por un cupo de horas. Cómo se cobra, qué pasa con las horas que sobran o faltan, y cómo conciliarlo sin hojas de cálculo.
Actualizado el 26 de octubre de 2026
Un retainer (o iguala) es un acuerdo por el que el cliente paga un monto fijo cada mes a cambio de un cupo de horas. Al cliente le da previsibilidad; al estudio, un ingreso estable. El problema aparece al cierre de cada mes: hay que conciliar.
Qué hay que resolver cada mes
- Cuántas horas se trabajaron frente a las pactadas.
- Si sobraron horas: ¿pasan al mes siguiente? ¿Por cuánto tiempo?
- Si faltaron: ¿cuánto se cobra por el exceso y a qué tarifa?
- Si hay horas a favor de meses anteriores: ¿se usan este mes o se cobra el exceso igual?
Un ejemplo
Un retainer de 40 horas por USD 6,000 al mes, con el exceso a USD 150 la hora. En octubre se trabajaron 46 horas, y quedaban 3 horas a favor de septiembre:
| Concepto | Horas | USD |
|---|---|---|
| Horas pactadas (monto mínimo) | 40:00 | 6,000.00 |
| Horas trabajadas en el mes | 46:00 | |
| Horas a favor de septiembre | −3:00 | |
| Exceso · 3:00 × 150 | 3:00 | 450.00 |
| Total, sin IGV | 6,450.00 |
Sin las horas a favor, el exceso habría sido de 6 horas y el total, USD 6,900.
Las horas a favor vencen
Lo normal es que las horas que sobran se puedan usar durante los meses siguientes —por ejemplo, tres— y después venzan. Ese plazo se pacta con cada cliente. Llevarlo en una hoja de cálculo, pacto por pacto y mes a mes, es donde se pierde dinero.
Cómo lo hace ItsTimeToCharge
- El retainer se configura en el pacto: horas, monto, tarifa del exceso y meses de acumulación.
- Cada liquidación anota las horas que sobran con su fecha de vencimiento.
- Al liquidar el mes siguiente, «Conciliar horas» usa las que estén vigentes y baja el exceso.
- El reporte de retainers muestra, mes a mes, las horas usadas frente a las pactadas.
¿Te lo mostramos con un caso de tu estudio?
ItsTimeToCharge hace todo esto en un solo sistema: de la hora registrada a la factura cobrada.
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